從供應商問卷走向採購決策，讓永續要求真正進入需求、評選、契約與績效管理

企業大部分的環境、社會與營運風險往往不只發生在自身據點，也存在於原料、零組件、設備、工程、物流、外包與服務供應鏈。若永續管理只由ESG團隊發問卷，卻沒有進入採購策略與日常決策，供應商資料很難轉化為風險降低或績效改善。

ISO 20400提供各類型與規模組織將永續整合進採購的指引。它關注的不只是供應商評分，而是從治理、政策與品類策略開始，延伸到需求確認、規格、供應市場分析、評選、契約、供應商關係及績效管理。

信星資訊協助企業依ISO 20400盤點採購制度，辨識高風險與高影響品類，將環境、人權、勞動、安全、商業道德及治理要求轉為可執行的採購條件，並建立供應商分級、資料、審核、改善及跨部門決策流程。

建立永續採購政策、治理與跨部門責任
依品類、地區、支出與影響進行風險分級
將永續要求納入需求、規格、詢價與評選
建立供應商準則、契約條款、申訴與補救機制
以生命週期成本與整體價值改善採購決策
建立供應商績效、改善、稽核與退出流程

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企業為什麼需要導入ISO 20400永續採購？

供應鏈風險會直接影響營運與品牌

供應商的勞動、人權、環境、職安、品質、誠信及資訊管理缺口，可能造成停工、交期、訴訟、客戶流失及聲譽風險。永續採購能把這些議題納入日常商業決策。

客戶及投資人要求價值鏈管理證據

企業被要求說明的不再只是「是否有供應商行為準則」，而是如何辨識重大供應商、要求哪些條件、如何監測、發現哪些問題，以及如何改善與補救。

最低價格不一定代表最低總成本

採購價格之外，能源與耗材、維護、故障、運輸、報廢、污染、勞動爭議及供應中斷都可能形成成本。生命週期與整體價值觀點有助避免把風險留到契約執行後。

問卷與稽核需要明確風險優先順序

對所有供應商使用同一份長問卷或相同稽核頻率，容易消耗資源卻沒有管理效果。企業應依品類衝擊、來源地、支出、替代性、供應商能力及過往事件分級。

採購具有推動供應鏈改善的實際影響力

若永續要求能進入規格、評選權重、契約、訂單、續約與供應商發展，企業才有明確誘因與資源推動供應商改變。

ISO 20400是什麼？

ISO 20400:2017是永續採購指引，協助組織把永續納入採購政策、策略、組織及流程。ISO於2023年完成系統性審查並確認此版本持續有效。

適用於各類型與規模的組織

不論企業、政府、學校、醫療機構或非營利組織，只要進行採購與外包，都可依自身規模、風險及資源調整方法。

ISO 20400是指引，不是通用可驗證管理系統

ISO 20400不像部分管理系統標準設計為一般第三方驗證要求。市場上可能有成熟度評估、查核或聲明服務，但企業應確認方案依據、評估範圍及證明意義，不能把導入指引直接等同取得ISO管理系統證書。

與ISO 26000及其他制度可以整合

ISO 20400以社會責任原則為基礎，可與ISO 14001、ISO 45001、ISO 37001、責任礦產、RBA、EcoVadis、供應鏈盡職調查及企業既有採購制度整合。

永續採購應包含哪些核心原則？

問責與透明

採購決策需有清楚責任、核准、標準及紀錄，並在保護商業機密的前提下提供適當透明度。

道德行為與公平機會

避免利益衝突、賄賂、不公平競爭及不當差別待遇，建立供應商可理解且一致的評選及申訴機制。

尊重人權與利害關係人

辨識採購活動對勞工、社區、消費者及其他利害關係人的實際與潛在影響，並建立預防、減輕與補救方式。

遵循法規與國際行為規範

除所在地法規外，跨國供應鏈還可能面臨客戶、市場與國際規範要求。企業需建立適用義務與更新機制。

全生命週期與整體成本

從原料、製造、運輸、使用、維護到生命終期評估環境、社會及經濟價值，而非只比較初始採購價格。

風險與機會導向

把資源投入高風險、高支出、高影響或高改善潛力的品類，並與供應商共同發展創新、效率及韌性機會。

如何把永續放進採購流程？

1. 規劃與需求確認

先判斷需求是否必要、能否減量、延長使用、共享、維修或以服務替代購置，再定義功能及績效需求，避免過度指定造成資源浪費。

2. 品類及供應市場分析

盤點支出、供應商、產地、替代性、關鍵性及永續衝擊，了解市場是否有符合條件的產品、服務與供應能力。

3. 規格及供應商資格

把可驗證且與標的相關的環境、社會與治理條件納入技術規格、資格與文件要求，避免使用無法衡量或不成比例的口號。

4. 詢價、評選與決策

設定永續評選項目、權重、門檻、證據及評分準則，搭配價格、品質、交期、技術與總成本形成可追溯決策。

5. 議約與契約管理

將重要承諾轉為契約條款、KPI、資料提供、稽核權、通報、矯正行動、補救及終止條件，並確認責任與執行可行性。

6. 供應商績效與關係管理

依風險與重要性設定問卷、會議、績效評估、稽核、教育訓練與改善頻率，對策略供應商可推動共同創新及能力建置。

7. 契約結束與持續改善

評估續約、退場、資產處理、資料移轉及負責任退出，並將實際績效與事件回饋到下一輪品類策略及採購規格。

哪些企業適合優先導入？

供應商數量多、採購支出高或跨國供應鏈複雜的企業
客戶要求供應商ESG問卷、稽核或永續採購制度的製造商
具高風險原料、外包、承攬、物流及人力服務的企業
推動淨零、循環經濟、人權、責任礦產或供應鏈韌性的企業
已建立供應商評鑑，但永續項目缺乏風險分級與改善追蹤的企業
準備EcoVadis、RBA、GRI或其他評鑑及揭露要求的企業
公部門、學校、醫療與法人機構，希望把政策目標帶入採購者
需要建立集團共同採購原則與事業單位執行標準的組織

企業可先從一至三個高風險或高支出品類試行，再依成果擴展，不必在第一年度一次重寫所有採購規範。

需要準備哪些資料？

採購治理與制度文件

包括採購政策、程序、權限、供應商準則、招標與評選規則、契約範本、利益衝突及申訴機制。

支出、品類與供應商資料

包括採購金額、品類、供應來源、國家、關鍵性、替代性、供應商規模、績效及重大事件，用於建立風險與機會地圖。

永續目標與風險資料

包括碳排、水、材料、人權、職安、反貪腐、責任礦產、資訊安全及法規要求，以辨識哪些議題應進入不同品類。

採購案件與契約樣本

選取實際需求、規格、詢價、評選、議約及履約文件，檢視永續要求是否具關聯性、可衡量、可驗證且可執行。

供應商績效與改善紀錄

包括問卷、證書、報告、稽核、KPI、缺失、矯正行動、申訴及終止資料，用於評估目前管理深度與證據品質。

如何建立供應商風險分級？

企業可先從「品類固有風險」與「供應商管理風險」兩個層次建立分級。

品類固有風險

考量產品或服務的環境與社會衝擊、來源地、勞力密集度、關鍵原料、法規、支出、替代性、供應集中及生命週期風險。

供應商管理風險

考量供應商政策、制度、績效、資料品質、重大事件、稽核缺失、改善能力及合作態度。

商業重要性與企業影響力

高風險不一定等於立即退出。企業還需評估供應關係的重要性、切換難度、採購量及能否透過契約、共同改善或聯合行動提高影響力。

分級對應管理措施

不同等級應連結不同的問卷深度、佐證、稽核、績效會議、改善時限、核准層級及退出條件，讓分級真正改變管理方式。

企業常見的永續採購問題

永續採購只由ESG部門推動

ESG團隊提出要求，但採購的規格、評選、契約及續約沒有改變，供應商缺乏落實誘因。

所有供應商使用同一套問卷

沒有依品類與地區風險調整問題，造成低風險供應商負擔過高，高風險供應商又沒有被深入查核。

只看證書，沒有確認範圍與績效

證書可能只涵蓋部分據點、活動或期間，也不一定能回答所有人權、環境及治理議題。需確認適用範圍、有效性及實際績效。

永續條款過度籠統

契約只要求「遵守ESG」或「符合永續」，但沒有定義資料、KPI、通報、稽核、改善及違約後果，實務上難以執行。

評選權重與決策沒有連結

雖設置永續問項，但分數太低、未設門檻或可被最低價完全抵銷，使重大風險沒有進入決策。

只計算採購價格

忽略使用、維護、能源、停機、廢棄與風險成本，可能選擇初期便宜但生命週期成本較高的方案。

稽核缺失沒有根因與改善

供應商提交照片或文件便結案，沒有確認根因、影響範圍、預防再發與改善有效性，問題容易重複。

要求供應商改善，卻未調整自身採購行為

過短交期、頻繁變更、壓價或不合理訂單可能增加工時、職安與分包風險。永續採購也需要檢視買方自身決策造成的影響。

信星如何協助企業導入ISO 20400？

1. 現況與差距分析

訪談採購、永續、法務、品保、環安、財務與需求單位，檢視政策、流程、資料與實際採購案件。

2. 採購治理與政策設計

建立永續採購承諾、原則、角色、決策與升級機制，連結企業永續目標及採購績效。

3. 支出、品類與風險分析

整合採購資料與永續風險，建立優先品類、供應商分級及差異化管理策略。

4. 採購流程與工具整合

將要求嵌入需求、規格、詢價、評選、議約、契約、驗收、績效與續約表單及程序。

5. 供應商準則與盡職調查

設計供應商行為準則、問卷、證據、申訴、稽核、風險辨識與補救流程，並與責任礦產、RBA等要求銜接。

6. 生命週期成本與試點

選定品類進行案例試算，納入價格以外的使用、維護、能源、生命終期及風險成本，驗證決策方式。

7. 績效、改善與供應商發展

建立KPI、計分卡、改善行動、能力建置及策略供應商合作機制，並確認改善有效性。

8. 內部訓練與持續更新

為採購及需求單位提供情境與案例訓練，建立年度審查、法規更新與試點擴展路線。

輔導內容與交付成果

實際交付內容依企業規模、品類、供應商數量及制度成熟度確認，常見成果包括：

ISO 20400現況與差距分析報告
永續採購政策、治理架構及跨部門RACI
支出、品類、地區及供應商風險地圖
優先品類、供應商分級與管理措施矩陣
供應商行為準則及溝通文件
永續需求與技術規格設計指引
詢價、資格、評選、權重與證據範本
永續契約條款、KPI、通報與稽核條款建議
生命週期成本及整體價值評估模型
供應商問卷、評鑑、稽核與改善流程
申訴、補救、升級及負責任退出機制
管理儀表板、KPI及管理審查資料
試點品類執行紀錄與擴展路線圖
採購人員及需求單位教育訓練教材

ISO 20400屬於指引。若企業另有客戶評鑑、成熟度查核或特定驗證需求，應依指定方案確認範圍、方法與結果意義。

導入後企業可以獲得什麼？

永續目標進入實際採購決策

企業的碳、人權、循環、誠信及供應鏈韌性目標能落到規格、評選、契約與履約管理。

管理資源依風險配置

高風險與高影響品類獲得較深入的調查、稽核及改善，低風險供應商則採較精簡方法。

採購決策更完整可追溯

價格、品質、交期、永續風險與生命週期成本使用明確標準評估，降低個人判斷與事後爭議。

供應商改善形成閉環

問題從辨識、根因、行動、期限、證據到有效性確認都有紀錄，避免每年重複相同缺失。

對外揭露與評鑑有制度證據

企業可從日常採購資料提取政策、覆蓋率、績效與改善成果，支援永續報告、EcoVadis、客戶稽核及其他需求。

為什麼選擇信星？

將ISO指引轉為採購工作流程

我們協助企業把原則寫入實際表單、權重、契約、責任與決策，而不只完成政策文件。

串聯供應商風險與多套要求

可整合責任礦產、RBA、EcoVadis、碳管理、人權及環境制度，減少供應商重複填報。

同時理解買方與供應商執行難點

要求會考量品類市場、供應商規模、資料取得與企業影響力，使制度具備可行性及比例原則。

以試點驗證後擴展

先選高風險或高支出品類測試規格、評選及績效方法，再依成果調整並擴展。

可銜接供應商資料管理

透過供應商管理模組集中問卷、證據、分級、稽核及改善，提高年度更新與管理審查效率。

常見問題

ISO 20400可以取得ISO驗證證書嗎？

ISO 20400是永續採購指引，不是一般用於第三方管理系統驗證的要求標準。市場上可能有評估或查核服務，但需確認提供單位、方法、範圍及證明意義，不能與ISO管理系統證書混為一談。

中小企業也適合導入嗎？

適合。中小企業可先從主要客戶、高支出或高風險品類開始，採用精簡的政策、分級、契約與改善流程，不必一次建立大型企業等級的複雜制度。

永續採購是否代表只能購買價格較高的產品？

不是。永續採購評估整體價值與生命週期成本，包括使用、能源、維護、風險及生命終期。某些方案初始價格較高但總成本較低，也可能透過減量、需求管理及效率改善同時降低支出。

是否需要對所有供應商進行現場稽核？

通常不需要。應依品類、地區、供應商表現、重大事件及資料品質分級，對高風險情形使用較深入的遠端或現場查核。

供應商已有ISO證書，還需要填問卷嗎？

需看議題與範圍。有效證書可作為部分管理能力證據，但可能未涵蓋所有據點、產品、人權、誠信或採購議題。企業可減少重複問題，針對實際缺口補充資料。

如何避免永續要求造成供應商過度負擔？

先做風險與適用性分析，重用可信證據，依供應商規模與風險設定合理問題及期限，並清楚說明用途。對策略供應商可提供訓練與共同改善，不宜只增加表單。

永續績效應占供應商評選多少權重？

沒有適用所有品類的固定比例。權重與門檻應依議題嚴重度、法規、客戶要求、供應市場及企業風險承受度設定，重大強迫勞動或誠信風險也可能使用資格門檻而非一般加權。

既有供應商評鑑如何銜接ISO 20400？

可保留原有品質、成本、交期與服務架構，增加品類風險、永續證據、契約要求、改善及補救機制，並確認結果會影響採購決策與供應商發展。

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如果企業希望把永續從供應商問卷帶入採購決策，信星可協助選定試點品類、盤點差距並建立第一版制度。